Politique de protection des données personnelles

Qui sommes-nous et à qui s'applique cette politique ?

La présente Politique de protection des données personnelles définit la manière dont notre société, Ofelia (Bonitasoft), SAS au capital de 170 871,25 €, dont le siège social est situé 60 rue François 1er, 75008 Paris (France), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 512 854 514 (ci-après « Nous » ou « Ofelia »), traite vos données personnelles.

Elle s'applique à tout utilisateur de nos produits, solutions et sites web (les « Solutions »), que vous ayez conclu un contrat directement avec nous ou que vous utilisiez nos Solutions en tant que salarié de l'un de nos clients ou membre de l'une de nos communautés (ci-après « Vous » ou les « Utilisateurs »).

Dans le cadre de l'utilisation de nos Solutions, nous pouvons être amenés à collecter certaines de vos données personnelles, en agissant soit en qualité de responsable de traitement, soit en qualité de sous-traitant.

Cette Politique de protection des données personnelles définit nos pratiques en matière de collecte, de traitement et de conservation des données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à toute réglementation applicable.

Pourquoi traitons-nous vos données ?

Certaines fonctionnalités de nos Solutions nécessitent le traitement de vos données personnelles, notamment pour créer votre compte utilisateur, télécharger les versions gratuites de nos produits, accéder à certaines sections, ou nous permettre de vous fournir une assistance et des services personnalisés.

Lorsque vous utilisez nos Solutions, Ofelia peut effectuer les opérations de traitement suivantes en tant que responsable de traitement au sens de l'article 4 du RGPD :

Traitement nécessaire à l'exécution d'un contrat conclu entre Ofelia et l'Utilisateur

• Gestion de la relation client ;
• Gestion des demandes de support ;
• Conseil PS (développements personnalisés sur la plateforme Ofelia) ;
• Gestion des demandes d'amélioration des clients ;
• Gestion des mises à jour de la plateforme ;
• Formation des utilisateurs à l'utilisation de la plateforme ;
• Gestion et sélection des partenaires ;
• Facturation B2B.

La durée de conservation des données utilisées dans le cadre des opérations de traitement ci-dessus correspond à la durée du contrat conclu entre Ofelia et l'Utilisateur, sauf disposition légale spécifique applicable.

Gestion de la communauté Ofelia (anciennement communauté Bonitasoft), incluant la gestion de la création ou de la suppression d'un compte communautaire.

Dans le cadre de la communauté Ofelia, nous collectons également le contenu de vos échanges afin de traiter vos demandes et d'améliorer nos produits et services.

La durée de conservation des données utilisées dans le cadre des opérations de traitement ci-dessus est de trois ans après le dernier contact entre le membre de la Communauté et Ofelia.

Traitement fondé sur le consentement de l'Utilisateur

• Gestion des événements virtuels et en présentiel ;
• Gestion des témoignages clients écrits (aussi longtemps que l'auteur du témoignage reste client) ;
• Gestion des demandes de contact ;
• Gestion de la newsletter ;
• Gestion des téléchargements.

Traitement fondé sur l'intérêt légitime d'Ofelia

• Gestion et prospection commerciale.

La durée de conservation des données utilisées dans le cadre des traitements susmentionnés (consentement et intérêt légitime) est de trois ans à compter du dernier contact entre l'Utilisateur et Ofelia, sauf retrait du consentement ou demande d'opposition.

Quelles données Ofelia collecte-t-elle et traite-t-elle ?

Dans le cadre des traitements effectués par Ofelia, nous sommes susceptibles de traiter les données suivantes :

• Vos coordonnées professionnelles (nom, prénoms, intitulé de poste, e-mail / téléphone / nom de l'employeur / adresse) ;
• Les échanges que nous pouvons avoir avec vous (dans le cadre d'une demande de contact ou de support, ou dans le cadre de l'exécution du contrat) ;
• Données relatives à votre compte Utilisateur (incluant l'adresse IP et les données de connexion) ;
• Toutes questions ou commentaires que vous nous adressez ou que vous publiez sur notre communauté, ainsi que les réponses que nous y apportons.

Traitements effectués par Ofelia en tant que sous-traitant pour le compte de ses clients

Lorsque le contrat conclu avec un Utilisateur prévoit qu'Ofelia effectue le traitement de données personnelles pour son compte, nous agissons en qualité de sous-traitant au sens de l'article 4 du RGPD.

Les traitements effectués en tant que sous-traitant concernent :

• La gestion des demandes de support des Utilisateurs (assistance) ;
• La fourniture des services Bonita Cloud ;
• La gestion de la sécurité pour le compte du client.

Dans le cadre de l'offre Ofelia Agentic, les traitements suivants en tant que sous-traitant peuvent également être assurés :

• Attribution des autorisations de connexion (gestion des identités, accès utilisateurs et création de comptes) ;
• Ingestion et indexation de la base de connaissances (RAG) ;
• Hébergement de base de données ;
• Hébergement des données relatives aux prompts soumis par les utilisateurs ;
• Analyse des prompts et formulation de réponses ;
• Exécution d'actions dans des outils tiers ;
• Configuration et exécution de processus métier.

La base juridique de ces opérations de traitement est définie par le Client utilisateur, agissant en qualité de responsable de traitement.

Le Client utilisateur définit également les données personnelles dont il confie le traitement à Ofelia.

Dans le cadre des opérations de traitement effectuées en tant que sous-traitant, les données personnelles traitées consistent généralement en :

• les données hébergées par Ofelia pour le Client ou importées par le Client ;
• les coordonnées des Utilisateurs et leurs autorisations de connexion ;
• données de connexion ;
• le contenu textuel des prompts et des réponses.

Sauf instruction contraire du client, les données sont conservées pendant toute la durée du contrat conclu avec le client.

Par exception :

• les données relatives aux prompts soumis par les Utilisateurs sont conservées uniquement pendant une période glissante de douze mois ;
• les données relatives à l'analyse des prompts et des réponses formulées sont conservées pendant une période glissante de trente jours ;
• les données relatives à l'exécution d'actions dans des outils tiers sont également conservées pendant une période glissante de trente jours.

Une fois ces délais écoulés, les données personnelles pouvant constituer une preuve nécessaire en cas de litige, ainsi que les données soumises à une obligation de conservation légale ou contractuelle, sont conservées pendant la durée prévue par la loi ou le contrat. Elles sont stockées sur un serveur distinct, avec un accès restreint, et utilisées exclusivement dans le cadre d'une réclamation ou à la demande des autorités judiciaires ou administratives.

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Seul le personnel d'Ofelia ayant strictement besoin d'accéder à vos données pour effectuer l'une des opérations de traitement décrites dans la présente Politique peut y avoir accès.

Ofelia ne vend jamais vos données.

Le cas échéant, vos données peuvent être communiquées à l'un de nos sous-traitants, exclusivement dans le cadre et pour les besoins de l'exécution du traitement sous-traité.

Dans de tels cas, le sous-traitant est tenu aux mêmes obligations de confidentialité et de protection des données personnelles qu'Ofelia.

Recours à des sous-traitants

Ofelia se réserve le droit de faire appel à des sous-traitants pour fournir les services accessibles via les Solutions.

La liste des sous-traitants actuels d'Ofelia peut être communiquée à l'Utilisateur à tout moment sur simple demande.

Ofelia s'engage à ne faire appel qu'à des sous-traitants qui respectent les dispositions du RGPD.

Ofelia se porte garante du respect par ses sous-traitants des engagements qu'elle prend elle-même, notamment en ce qui concerne les engagements qu'elle pourrait prendre au titre de clauses contractuelles types ou de toute autre garantie appropriée.

Transfert de données personnelles hors de l'Union européenne

Ofelia ne transfère pas volontairement de données personnelles en dehors de l'Union européenne.

Dans l'hypothèse où un Utilisateur ou l'un de ses sous-traitants serait situé en dehors de l'Union européenne ou d'un pays bénéficiant d'une décision d'adéquation, Ofelia mettra en œuvre toutes les mesures juridiques nécessaires pour encadrer le transfert de données. Ces mesures prendront la forme soit de clauses contractuelles types, soit de l'adhésion au cadre de protection des données (Data Privacy Framework), soit de tout autre mécanisme prévu par le RGPD.

Si la validité de l'instrument de transfert venait à être remise en cause, Ofelia s'engage à cesser immédiatement le transfert jusqu'à ce que les conditions juridiques requises pour autoriser le transfert soient à nouveau réunies.

Sécurité et confidentialité des données personnelles

Ofelia s'engage à mettre en œuvre toutes les mesures techniques suffisantes et appropriées pour préserver l'intégrité et la confidentialité des données personnelles et pour les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite. Ces mesures doivent assurer, compte tenu de l'état des connaissances et des coûts de mise en œuvre, un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par le traitement et à la nature des données personnelles à protéger. Ofelia utilise des moyens de communication sécurisés pour traiter les données personnelles.

Droits des Utilisateurs

Chaque Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de modification, de rectification, d'opposition et d'effacement des données personnelles le concernant.

Les droits énoncés au paragraphe précédent peuvent être exercés en contactant le service client à l'adresse électronique suivante : gdpr@ofelia.com.

Pour toute question relative à l'utilisation de nos Solutions, veuillez vous référer à leurs conditions d'utilisation respectives.

Lorsque les données d'un Utilisateur sont traitées par Ofelia en tant que sous-traitant agissant pour le compte d'un client responsable de traitement, les demandes d'exercice des droits des personnes concernées doivent être adressées directement au responsable de traitement.

Ofelia a également désigné un Délégué à la Protection des Données : la société Virtual-DPO. Il peut être contacté à tout moment à l'adresse contact@virtual-dpo.fr ou via son site internet www.virtual-dpo.fr.

En cas de difficulté relative à la gestion de ses données personnelles, l'Utilisateur a le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (l'autorité française de protection des données) ou auprès de toute autorité de contrôle compétente.

Cette politique peut être révisée à tout moment.

Si l'Utilisateur n'accepte pas la nouvelle version de notre Politique de protection des données, il doit cesser d'utiliser nos Solutions après la date d'entrée en vigueur de la modification.

Liens externes

Des liens vers d'autres sites web exploités par des tiers peuvent être accessibles depuis nos Solutions. Même lorsque le tiers est affilié à Ofelia par un partenariat ou toute autre relation contractuelle, Ofelia ne saurait être tenue responsable des pratiques mises en œuvre par ce tiers en matière de confidentialité ou de données personnelles, ni du contenu accessible depuis ces sites. Ces liens sont fournis uniquement pour faciliter la navigation sur nos interfaces, et vous y accédez à vos propres risques.

Cookies

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