Política de Protección de Datos Personales

¿Quiénes somos y a quién se aplica esta política?

Esta Política de Protección de Datos Personales define la manera en que nuestra empresa, Ofelia (Bonitasoft), una SAS (sociedad por acciones simplificada) con un capital social de 170.871,25 €, con domicilio social en 60 rue François 1er, 75008 París (Francia), inscrita en el Registro Mercantil de París (RCS) con el número 512854514 (en adelante, «Nosotros» u «Ofelia»), trata sus datos personales.

Se aplica a todo usuario de nuestros productos, soluciones y sitios web (las «Soluciones»), ya sea que haya celebrado un contrato directamente con nosotros o que utilice nuestras Soluciones como empleado de uno de nuestros clientes o como miembro de una de nuestras comunidades (en adelante, «Usted» o los «Usuarios»).

En el marco del uso de nuestras Soluciones, podemos recopilar algunos de sus datos personales, actuando ya sea como responsable del tratamiento o como encargado del tratamiento.

Esta Política de Protección de Datos Personales define nuestras prácticas en materia de recopilación, tratamiento y conservación de datos personales, de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y cualquier normativa aplicable.

¿Por qué tratamos sus datos?

Algunas funciones de nuestras Soluciones requieren el tratamiento de sus datos personales, entre otros fines para crear su cuenta de usuario, descargar las versiones gratuitas de nuestros productos, acceder a determinadas secciones, o permitirnos ofrecerle asistencia y servicios personalizados.

Cuando utiliza nuestras Soluciones, Ofelia puede llevar a cabo las siguientes operaciones de tratamiento como responsable del tratamiento en el sentido del artículo 4 del RGPD:

Tratamiento necesario para la ejecución de un contrato celebrado entre Ofelia y el Usuario

• Gestión de la relación con los clientes;
• Gestión de las solicitudes de soporte;
• Consultoría PS (desarrollos personalizados en la plataforma Ofelia);
• Gestión de las solicitudes de mejora de los clientes;
• Gestión de las actualizaciones de la plataforma;
• Formación de los usuarios en el uso de la plataforma;
• Gestión y selección de socios;
• Facturación B2B.

El período de conservación de los datos utilizados en el marco de las operaciones de tratamiento anteriores corresponde a la duración del contrato celebrado entre Ofelia y el Usuario, salvo que sea aplicable una disposición legal específica.

Gestión de la comunidad Ofelia (anteriormente la comunidad Bonitasoft), incluida la gestión de la creación o eliminación de una cuenta de comunidad.

Como parte de la comunidad Ofelia, también recopilamos el contenido de sus intercambios con el fin de tramitar sus solicitudes y mejorar nuestros productos y servicios.

El período de conservación de los datos utilizados en el marco de las operaciones de tratamiento anteriores es de tres años tras el último contacto entre el miembro de la Comunidad y Ofelia.

Tratamiento basado en el consentimiento del Usuario

• Gestión de eventos virtuales y presenciales;
• Gestión de testimonios escritos de clientes (mientras el autor del testimonio siga siendo cliente);
• Gestión de las solicitudes de contacto;
• Gestión del boletín informativo (newsletter);
• Gestión de las descargas.

Tratamiento basado en el interés legítimo de Ofelia

• Gestión y prospección comercial.

El período de conservación de los datos utilizados en el marco de los tratamientos mencionados anteriormente (consentimiento e interés legítimo) es de tres años a partir del último contacto entre el Usuario y Ofelia, salvo retirada del consentimiento o solicitud de oposición.

¿Qué datos recopila y trata Ofelia?

En el marco de las operaciones de tratamiento realizadas por Ofelia, podemos tratar los siguientes datos:

• Sus datos de contacto profesionales (apellido, nombre(s), cargo, correo electrónico / teléfono / nombre del empleador / dirección);
• Los intercambios que podamos tener con usted (en el marco de una solicitud de contacto o soporte, o en el marco de la ejecución del contrato);
• Datos relativos a su cuenta de Usuario (incluida la dirección IP y los datos de conexión);
• Cualquier pregunta o comentario que nos envíe o que publique en nuestra comunidad, así como las respuestas que le proporcionemos.

Tratamiento realizado por Ofelia como encargado del tratamiento por cuenta de sus clientes

Cuando el contrato celebrado con un Usuario prevea que Ofelia realice el tratamiento de datos personales por su cuenta, actuamos como encargado del tratamiento en el sentido del artículo 4 del RGPD.

Los tratamientos realizados como encargado del tratamiento se refieren a:

• Gestión de las solicitudes de soporte de los Usuarios (asistencia);
• Prestación de los servicios Bonita Cloud;
• Gestión de la seguridad por cuenta del cliente.

Como parte de la oferta Ofelia Agentic, también pueden prestarse las siguientes operaciones de tratamiento como encargado del tratamiento:

• Asignación de autorizaciones de conexión (gestión de identidades, acceso de usuarios y creación de cuentas);
• Ingesta e indexación de la base de conocimiento (RAG);
• Alojamiento de bases de datos;
• Alojamiento de los datos relativos a las instrucciones (prompts) enviadas por los usuarios;
• Análisis de las instrucciones (prompts) y formulación de respuestas;
• Ejecución de acciones en herramientas de terceros;
• Configuración y ejecución de procesos empresariales.

La base jurídica de estas operaciones de tratamiento la define el Cliente usuario, actuando como responsable del tratamiento.

El Cliente usuario también define los datos personales cuyo tratamiento confía a Ofelia.

En el marco de las operaciones de tratamiento realizadas como encargado del tratamiento, los datos personales tratados consisten generalmente en:

• datos alojados por Ofelia para el Cliente o importados por el Cliente;
• los datos de contacto de los Usuarios y sus autorizaciones de conexión;
• datos de conexión;
• el contenido textual de las instrucciones (prompts) y las respuestas.

Salvo instrucción en contrario del cliente, los datos se conservan durante toda la duración del contrato celebrado con el cliente.

A modo de excepción:

• los datos relativos a las instrucciones (prompts) enviadas por los Usuarios se conservan únicamente durante un período móvil de doce meses;
• los datos relativos al análisis de las instrucciones (prompts) y a las respuestas formuladas se conservan durante un período móvil de treinta días;
• los datos relativos a la ejecución de acciones en herramientas de terceros también se conservan durante un período móvil de treinta días.

Una vez transcurridos estos plazos, los datos personales que puedan constituir una prueba necesaria en caso de litigio, así como los datos sujetos a una obligación de conservación legal o contractual, se conservan durante el período previsto por la ley o el contrato. Se almacenan en un servidor separado, con acceso restringido, y se utilizan exclusivamente en el marco de una reclamación o a petición de las autoridades judiciales o administrativas.

¿Quién puede tener acceso a sus datos personales?

Solo el personal de Ofelia que necesite estrictamente acceder a sus datos para llevar a cabo una de las operaciones de tratamiento descritas en esta Política puede tener acceso a ellos.

Ofelia nunca vende sus datos.

En su caso, sus datos pueden comunicarse a uno de nuestros encargados del tratamiento, exclusivamente en el marco y para los fines de la ejecución del tratamiento subcontratado.

En tales casos, el encargado del tratamiento está sujeto a las mismas obligaciones de confidencialidad y protección de datos personales que Ofelia.

Recurso a subencargados del tratamiento

Ofelia se reserva el derecho de recurrir a subencargados del tratamiento para prestar los servicios accesibles a través de las Soluciones.

La lista de los subencargados del tratamiento actuales de Ofelia puede comunicarse al Usuario en cualquier momento a simple solicitud.

Ofelia se compromete a recurrir únicamente a subencargados del tratamiento que cumplan con las disposiciones del RGPD.

Ofelia garantiza el cumplimiento por parte de sus subencargados del tratamiento de los compromisos que ella misma asume, en particular en lo relativo a los compromisos que pudiera asumir en virtud de cláusulas contractuales tipo o de cualquier otra garantía adecuada.

Transferencia de datos personales fuera de la Unión Europea

Ofelia no transfiere voluntariamente datos personales fuera de la Unión Europea.

En el supuesto de que un Usuario o uno de sus encargados del tratamiento se encuentre fuera de la Unión Europea o de un país que se beneficie de una decisión de adecuación, Ofelia aplicará todas las medidas jurídicas necesarias para regular la transferencia de datos. Estas medidas adoptarán la forma de cláusulas contractuales tipo, de adhesión al Marco de Protección de Datos (Data Privacy Framework), o de cualquier otro mecanismo previsto por el RGPD.

En caso de que se cuestione la validez del instrumento de transferencia, Ofelia se compromete a cesar inmediatamente la transferencia hasta que se cumplan de nuevo las condiciones jurídicas requeridas para autorizarla.

Seguridad y confidencialidad de los datos personales

Ofelia se compromete a aplicar todas las medidas técnicas suficientes y apropiadas para preservar la integridad y la confidencialidad de los datos personales y protegerlos frente a toda destrucción accidental o ilícita, pérdida, alteración, divulgación o acceso no autorizados, así como frente a cualquier otra forma de tratamiento ilícito. Estas medidas deben garantizar, teniendo en cuenta el estado de la técnica y los costes de su aplicación, un nivel de seguridad adecuado a los riesgos que presenta el tratamiento y a la naturaleza de los datos personales que deben protegerse. Ofelia utiliza medios de comunicación seguros para tratar los datos personales.

Derechos de los Usuarios

Cada Usuario tiene derecho de acceso, modificación, rectificación, oposición y supresión de los datos personales que le conciernen.

Los derechos mencionados en el párrafo anterior pueden ejercerse poniéndose en contacto con el servicio de atención al cliente en la siguiente dirección de correo electrónico: gdpr@ofelia.com.

Para cualquier pregunta relacionada con el uso de nuestras Soluciones, consulte sus respectivas condiciones de uso.

Cuando los datos de un Usuario sean tratados por Ofelia como encargado del tratamiento actuando por cuenta de un cliente responsable del tratamiento, las solicitudes de ejercicio de los derechos de los interesados deben dirigirse directamente al responsable del tratamiento.

Ofelia también ha designado a un Delegado de Protección de Datos: la empresa Virtual-DPO. Puede contactarse en cualquier momento en la dirección contact@virtual-dpo.fr o a través de su sitio web www.virtual-dpo.fr.

En caso de cualquier dificultad relacionada con la gestión de sus datos personales, el Usuario tiene derecho a presentar una reclamación ante la CNIL (la autoridad francesa de protección de datos) o ante cualquier autoridad de control competente.

Esta política puede revisarse en cualquier momento.

Si el Usuario no acepta la nueva versión de nuestra Política de Protección de Datos, deberá dejar de utilizar nuestras Soluciones tras la fecha de entrada en vigor de la modificación.

Enlaces externos

Es posible acceder a enlaces a otros sitios web operados por terceros desde nuestras Soluciones. Incluso cuando el tercero esté afiliado a Ofelia mediante una asociación u otra relación contractual, Ofelia no puede ser considerada responsable de las prácticas aplicadas por dicho tercero en materia de privacidad o de datos personales, ni del contenido accesible desde esos sitios. Estos enlaces se proporcionan únicamente para facilitar la navegación por nuestras interfaces, y usted accede a ellos bajo su propia responsabilidad.

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