Les résultats en un coup d'oeil.
Le délai de traitement des demandes de compte est passé de trois jours à un seul pour toutes les opérations effectuées en ligne, et cette part ne cesse de croître.
3x
Accélération du traitement des demandes de compte
15%
Les demandes de compte quotidiennes sont désormais traitées en ligne
Le contexte
Le défi
Le processus de demande de compte de l'ODU reposait entièrement sur le papier. Les nouveaux membres du corps professoral, le personnel et les étudiants travailleurs demandaient l'accès — aux e-mails, au réseau local, aux comptes UNIX, aux partages de fichiers et aux données sensibles — via des formulaires manuels au sein d'une organisation complexe et matricielle. L'université avait besoin d'un système entièrement électronique capable de s'intégrer à son système de gestion des identités et à sa base de données ERP, étant donné qu'une grande partie des données relatives aux demandes de compte se trouvait totalement en dehors de l'ERP.
Ce qui a changé
Les demandes sont désormais initiées dans MIDAS, le système de gestion des identités développé en interne par l'ODU, puis traitées automatiquement via Bonita. Une vérification d'éligibilité est effectuée en premier lieu. Les demandes approuvées suivent jusqu'à cinq sous-processus — approbation par le superviseur, le directeur de l'unité budgétaire, le propriétaire des données ou le propriétaire du système, dans toute combinaison nécessaire — avec une délégation intégrée si un approbateur est indisponible. Chaque étape est enregistrée dans FootPrints, ce qui permet aux utilisateurs de suivre l'avancement de leur demande, et le système envoie des rappels quotidiens pour toute action en attente.
La mise en œuvre
L'ODU a évalué Apache Activiti, JBPM et Bonita, en privilégiant la connectivité avec d'autres systèmes et un support accessible. L'interface REST de Bonita a permis à l'ODU d'intégrer sa propre interface front-end à MIDAS et de se connecter proprement à son backend ERP Banner. Le projet a débuté avec la version open-source de Bonita, avant de passer au Subscription Pack en juin 2012 pour bénéficier d'un support professionnel et de formations. Depuis, l'ODU a étendu Bonita à son processus d'audit — désormais connecté à plus de 300 000 « droits » d'audit stockés dans son ERP — ainsi qu'à un processus de réinitialisation de mot de passe, les résiliations de compte étant les prochaines sur la liste.
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"Streamlining our account request process means we are less reliant on manual paper-based work. We achieved our goal of having an electronic, online account request process."
Natalie Metzger, Middleware Developer
Old Dominion University
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