Resultados de un vistazo
El tiempo de respuesta para las solicitudes de cuenta se redujo de tres días a uno para todo lo que se procesa en línea, y esa proporción sigue aumentando.
3x
Mayor rapidez en la gestión de solicitudes de cuenta
15%
Las solicitudes de cuenta diaria ahora se procesan en línea
La situación
El desafío
El proceso de solicitud de cuentas de ODU se realizaba totalmente en papel. El nuevo profesorado, el personal y los estudiantes trabajadores solicitaban acceso —a correo electrónico, redes LAN, cuentas UNIX, archivos compartidos y datos confidenciales— mediante formularios manuales en una organización compleja y matricial. La universidad necesitaba un sistema totalmente electrónico que pudiera conectarse a su sistema de gestión de identidades y a su base de datos ERP, ya que gran parte de los datos de las solicitudes de cuentas residían fuera del ERP.
Qué cambió
Las solicitudes ahora comienzan en MIDAS, el sistema de gestión de identidades desarrollado internamente por ODU, y fluyen automáticamente a través de Bonita. Primero se realiza una verificación de elegibilidad. Las solicitudes aprobadas pasan por hasta cinco subprocesos —aprobación del supervisor, del director de la unidad presupuestaria, del propietario de los datos y del propietario del sistema, en cualquier combinación necesaria— con delegación integrada en caso de que un aprobador no esté disponible. Cada paso se registra en FootPrints, por lo que los usuarios pueden seguir el progreso de su solicitud, y el sistema envía recordatorios diarios de cualquier trámite pendiente.
Cómo se integró
ODU evaluó Apache Activiti, JBPM y Bonita, priorizando la conectividad con otros sistemas y un soporte accesible. La interfaz REST de Bonita permitió a ODU integrar su propia interfaz junto con MIDAS y conectarse limpiamente a su backend ERP Banner. El proyecto comenzó con la versión de código abierto de Bonita y luego pasó al Subscription Pack en junio de 2012 para obtener soporte profesional y formación. Desde entonces, ODU ha extendido Bonita a su proceso de auditoría —ahora conectado a más de 300.000 "derechos" de auditoría almacenados en su ERP— además de un proceso de restablecimiento de contraseñas, con la gestión de bajas de cuentas como siguiente paso.
Coordina tus procesos. Ahora mismo.
Reserva una demo y descubre cómo Ofelia coordina tus equipos en el día a día.
Lo dicen mejor que nosotros
Optimizar nuestro proceso de solicitud de cuentas nos permite depender menos del trabajo manual en papel. Hemos logrado nuestro objetivo de implementar un sistema de solicitud de cuentas electrónico y en línea.
Natalie Metzger, desarrolladora de middleware
Old Dominion University
