Les résultats en un coup d'oeil.
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20
Processus en production
10,000–20,000
Instances traitées par an
1,000+
Processus actifs chaque jour
Le contexte
Le défi
Universcience — qui regroupe le Palais de la Découverte et la Cité des Sciences et de l'Industrie — promeut la diffusion et l'appropriation des sciences et de la culture scientifique et technique. C'est un établissement public à caractère industriel et commercial sous tutelle du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation, en constante adaptation aux évolutions contemporaines.
Universcience comptait plus de 300 formulaires répartis dans diverses fonctions, dont les RH et les achats. Tous manuels. Le projet de transformation numérique a été initié fin 2015 par la direction générale — avec un objectif clair : lancer 10 processus dématérialisés par an.
Ce qui a changé
Ofelia a été choisie pour deux raisons : la facilité de mise en place des processus et la capacité à suivre toutes les actions avec une traçabilité complète. Une preuve de concept a validé l'approche. Ensuite, un portail intuitif a été développé et livré en seulement 2 mois — avec 4 demandes dématérialisées couvrant les RH et la sécurité en première version. D'autres workflows ont été développés depuis.
Comment ça s'est mit en place
Mapping
La première étape a consisté à analyser et cartographier tous les processus existants — en identifiant là où le papier créait des frictions dans l'organisation.
Preuve de concept
Une preuve de concept a été réalisée pour valider l'approche et démontrer la valeur de la traçabilité et de la conformité aux procédures.
Livraison
Un portail intuitif a été développé et livré en 2 mois. Les 4 premières demandes dématérialisées ont couvert les RH et la sécurité. D'autres workflows ont suivi.
Vos équipes méritent mieux que des processus manuels.
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Ils en parlent mieux que nous.
« Ofelia répond très bien à tous nos besoins et nous avons pu mettre en place notre propre portail en deux mois. »
Thierry Gauthier
Responsable des projets de dématérialisation
Universcience
