Resultados de un vistazo
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20
Procesos en producción
10,000–20,000
Instancias procesadas al año
1,000+
Procesos activos cada día
La situación
El desafío
Universcience — que integra el Palais de la Découverte y la Cité des Sciences et de l'Industrie — promueve la concienciación y el aprecio por la ciencia y la cultura científica. Es un establecimiento público industrial y comercial bajo la tutela del Ministerio de Educación Superior, Investigación e Innovación, en constante adaptación a los desarrollos contemporáneos.
Universcience tenía más de 300 formularios repartidos entre distintas funciones, incluidas RR.HH. y compras. Todos manuales. El proyecto de transformación digital fue impulsado a finales de 2015 por la dirección general — con un objetivo claro: lanzar 10 procesos sin papel al año.
Lo que cambió
Ofelia fue elegida por dos razones: la facilidad para configurar procesos y la capacidad de hacer seguimiento de todas las acciones con trazabilidad completa. Una prueba de concepto validó el enfoque. Después, un portal intuitivo fue desarrollado y entregado en solo 2 meses — con 4 solicitudes sin papel cubriendo RR.HH. y seguridad como primera versión. Desde entonces se han desarrollado otros flujos de trabajo.
Cómo lo hicimos juntos
Análisis
El primer paso fue analizar y mapear todos los procesos existentes — identificando dónde el papel generaba fricción en la organización.
Prueba de concepto
Se realizó una prueba de concepto para validar el enfoque y demostrar el valor de la trazabilidad y el cumplimiento de los procedimientos.
Entrega
Un portal intuitivo fue desarrollado y entregado en 2 meses. Las primeras 4 solicitudes sin papel cubrieron RR.HH. y seguridad. Después llegaron más flujos de trabajo.
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Lo dicen mejor que nosotros
«Ofelia responde muy bien a todas nuestras necesidades y pudimos montar nuestro propio portal en dos meses.»
Thierry Gauthier
Responsable de Proyectos sin Papel
Universcience
