Automatisation du traitement et du suivi des dossiers sinistres avec Bonita BPM.

Automatisation du traitement et du suivi des dossiers sinistres avec Bonita BPM.

«L’accompagnement fourni par Ofelia tout au long du processus — du premier contact client jusqu’à la mise en œuvre complète du projet — n’est pas quelque chose que tous les éditeurs proposent.»

Juan Carlos Gómez, Consultant Business chez SoftTD@

Objectif du projet

Automatisation des processus

AUTOonline gérait un grand nombre de dossiers directement par email. La répartition des dossiers était désordonnée et le traitement se faisait manuellement, ce qui générait des doublons, un manque de traçabilité et des journées épuisantes pour les opérateurs. De plus, chaque dossier ne pouvait être traité que par une seule personne, ce qui allongeait les temps de réponse.

Défis

• Gérer le volume d’emails reçus par les opérateurs (> 400 par jour)
• Les clients pouvaient recevoir le même email plusieurs fois
• Source unique d’informations dans le dossier
• Suivi des dossiers : savoir ce qui a été fait et ce qui est en attente
• Gestion de multiples intervenants (vendeur, acheteur, assureur, etc.)
• Application unique pour l’Espagne et le Portugal

Mise en œuvre de Bonita BPM

Mise en œuvre itérative pour transformer et optimiser progressivement le processus :

• 1re itération similaire au processus initial
• 2e itération avec améliorations du processus et simplification de l’interface utilisateur
• Itérations complémentaires pour adapter l’interface et les processus selon les pays et leurs réglementations.

Bénéfices constatés

SoftTD@, partenaire d’Ofelia, a géré la transformation digitale du processus de transfert de véhicules accidentels sur la plateforme AUTOonline. La solution permet de gérer les emails entrants, centraliser les informations, générer des alertes et détailler les actions par dossier.

Autres bénéfices :

• Meilleur suivi des dossiers grâce au regroupement de toutes les informations : emails, données de paiement, informations des participants
• Chaque dossier peut être géré par plusieurs employés, ce qui apporte plus d’agilité et de rapidité dans les réponses
• Réduction du temps d’apprentissage pour les nouvelles recrues
• Amélioration du service client
• Visibilité sur les goulots d’étranglement et réaction rapide
• Gestion unifiée pour l’Espagne et le Portugal

AUTOonline

AUTOonline est le leader européen de la vente et du traitement de véhicules d’occasion et accidentels, présent dans plus de 80 pays avec plus de 4 600 employés. La plateforme travaille en continu avec vendeurs, acheteurs, experts, assureurs, opérateurs de flotte, garages et démolisseurs.

SoftTD@ — Partenaire intégrateur

Juan Carlos Gómez explique que le succès de la mise en œuvre avec AUTOonline repose sur

«La capacité de la plateforme à s’adapter aux problèmes du client. Bonita BPM offre une suite d’outils qui facilite le développement d’applications simplement et permet d’accélérer la mise en œuvre des solutions souhaitées par nos clients.»