Les résultats en un coup d'oeil.
40+ processus numérisés en 12 mois. Systèmes existants préservés.
40+
Processus numérisés en 12 mois
94%
D'amélioration du délai de traitement des demandes de recherche
12000
Heures de travail économisées par an
Le contexte
Le défi
Une université de référence. Une infrastructure vieillissante.
L'Université du Queensland est l'une des principales institutions de recherche et d'enseignement d'Australie. En 2017, elle comptait plus de 52 000 étudiants — dont 15 400 étudiants internationaux issus de 141 pays. UQ travaille en permanence à favoriser la rétention et l'employabilité des étudiants grâce à des expériences et des parcours d'intégration de référence
Accompagner des profils étudiants variés sur de multiples canaux est un problème complexe — particulièrement à UQ, où les systèmes centraux de gestion des étudiants, des RH, des finances et de l'apprentissage ont jusqu'à 15 à 20 ans d'ancienneté. Intégrer ces systèmes existants tout en offrant une expérience moderne et fluide était le défi central.
Ce qui a changé
Ofelia a permis à UQ de numériser et d'automatiser ses processus internes sans remplacer l'infrastructure existante. Les étudiants peuvent désormais soumettre et suivre leurs demandes en temps réel depuis n'importe quel appareil. Le temps de traitement du personnel a été considérablement réduit. UQ bénéficie également de gains d'efficacité grâce à une meilleure précision des données, une réduction des efforts d'intégration et une diminution du papier.
Comment ça s'est mit en place
Recherche
94 % d'amélioration du délai moyen de traitement des demandes de recherche de haut niveau — soit une économie estimée à 12 000 heures de travail par an, équivalant à une augmentation de 67 % de l'efficacité et à environ 7 ETP de charge de travail.
Admini-stration étudiante
Les demandes des étudiants sont désormais soumises en ligne et traitées par le personnel d'UQ et via un workflow automatisé.
Ressources humaines
Automatisation des processus à fort volume, notamment les renouvellements de contrats à durée déterminée et les demandes d'aménagement du temps de travail.
Vos équipes méritent mieux que des processus manuels.
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Ils en parlent mieux que nous.
« Il est très important pour nous de considérer les étudiants comme des clients — ils ont des attentes très élevées vis-à-vis des services et ne s'attendent pas à devoir naviguer entre différents systèmes pour accéder à différents types de demandes. »
Richard Rerrie
Senior IT Manager, Application Development and Support
Université du Queensland
