Política de protección de datos personales
¿Quiénes somos y a quién va dirigida esta política?
Esta Política de Protección de Datos Personales define cómo nuestra empresa, Ofelia (Bonitasoft) SAS, con un capital de 170.871,25 €, situada en 60 rue François 1er, 75008 París (Francia), inscrita en el Registro Mercantil y de Sociedades de París (RCS) con el número 512854514 (en adelante, "Nosotros" u "Ofelia"), trata sus datos personales.
Se aplica a cualquier usuario de nuestros productos, soluciones y sitios web (las "Soluciones"), tanto si ha celebrado un contrato directamente con nosotros como si utiliza nuestras Soluciones como empleado de uno de nuestros clientes o como miembro de una de nuestras comunidades (en adelante, "Usted" o los "Usuarios").
En relación con el uso de nuestras Soluciones, podemos recopilar determinados datos personales suyos, actuando ya sea como responsables del tratamiento o como encargados del tratamiento.
Esta Política de Protección de Datos Personales establece nuestras prácticas relativas a la recopilación, el tratamiento y la conservación de datos personales, de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y cualquier normativa aplicable.
¿Por qué tratamos sus datos?
Determinadas funciones de nuestras Soluciones requieren el tratamiento de sus datos personales, entre otras cosas para crear su cuenta de usuario, descargar versiones gratuitas de nuestros productos, acceder a determinadas secciones o permitirnos ofrecerle asistencia y servicios personalizados.
Cuando utiliza nuestras Soluciones, Ofelia puede llevar a cabo las siguientes actividades de tratamiento, actuando como responsable del tratamiento en el sentido del artículo 4 del RGPD:
Tratamiento necesario para la ejecución de un contrato celebrado entre Ofelia y el Usuario Gestión de las relaciones con los clientes;
- Gestión de solicitudes de asistencia;
- Consultoría PS (desarrollo personalizado en la plataforma Ofelia);
- Gestión de solicitudes de mejora de los clientes;
- Gestión de actualizaciones de la plataforma;
- Formación de usuarios sobre el uso de la plataforma;
- Gestión y selección de socios;
- Facturación B2B.
El periodo de conservación de los datos utilizados en relación con las actividades de tratamiento anteriores corresponde a la duración del contrato celebrado entre Ofelia y el Usuario, salvo que disposiciones legales específicas exijan lo contrario.
Gestión de la comunidad Ofelia (anteriormente comunidad Bonitasoft), incluida la gestión de la creación o eliminación de una cuenta de comunidad.
Dentro de la comunidad Ofelia, también recopilamos el contenido de sus intercambios con el fin de procesar sus solicitudes y mejorar nuestros productos y servicios.
El periodo de conservación de los datos utilizados en relación con las actividades de tratamiento anteriores es de tres años tras el último contacto entre el miembro de la Comunidad y Ofelia.
Tratamiento basado en el consentimiento del Usuario
- Gestión de eventos virtuales y presenciales;
- Gestión de testimonios escritos de clientes (mientras el autor del testimonio siga siendo cliente);
- Gestión de solicitudes de contacto;
- Gestión del boletín informativo;
- Gestión de descargas.
Tratamiento basado en el interés legítimo de Ofelia
Gestión y prospección de clientes potenciales.
El periodo de conservación de los datos utilizados en relación con las actividades de tratamiento anteriores (consentimiento e interés legítimo) es de tres años tras el último contacto entre el Usuario y Ofelia, a menos que se retire el consentimiento o se presente una solicitud de oposición.
¿Qué datos recopila y trata Ofelia?
En relación con las actividades de tratamiento llevadas a cabo por Ofelia, podemos tratar los siguientes datos:
- Sus datos de contacto profesional (apellido, nombre, cargo, correo electrónico/teléfono/nombre del empleador/dirección);
- Los intercambios que podamos tener con usted (en relación con una solicitud de contacto o soporte, o en relación con la ejecución del contrato);
- Datos relativos a su cuenta de Usuario (incluyendo su dirección IP y datos de conexión);
Cualquier pregunta o comentario que nos envíe o publique en nuestra comunidad, así como las respuestas que le proporcionemos.
Tratamiento realizado por Ofelia como encargado del tratamiento en nombre de sus clientes
Cuando el contrato suscrito con un Usuario estipule que Ofelia lleva a cabo el tratamiento de datos personales en nombre del Usuario, actuaremos como encargado del tratamiento en el sentido del artículo 4 del RGPD.
Las actividades de tratamiento realizadas como encargado del tratamiento se refieren a:
Gestión de solicitudes de soporte al Usuario (asistencia);
- Prestación de servicios de Bonita Cloud;
- Gestión de la seguridad en nombre del cliente.
En relación con la oferta de Ofelia Agentic, también pueden llevarse a cabo las siguientes actividades de tratamiento en calidad de encargado:
- Asignación de permisos de inicio de sesión (gestión de identidad, acceso de usuarios y creación de cuentas);
- Ingesta e indexación de la base de conocimientos (RAG);
- Alojamiento de la base de datos;
- Alojamiento de datos relacionados con los prompts formulados por los usuarios;
- Análisis de prompts y formulación de respuestas;
- Ejecución de acciones en herramientas de terceros;
- Configuración y ejecución de procesos de negocio.
La base legal para estas actividades de tratamiento es definida por el cliente Usuario, en calidad de responsable del tratamiento.
El cliente Usuario también define los datos personales cuyo tratamiento encomienda a Ofelia.
En relación con las actividades de tratamiento externalizadas, los datos personales tratados consisten generalmente en:
- datos alojados por Ofelia para el Cliente o importados por el Cliente;
- Datos de contacto de los usuarios y sus permisos de inicio de sesión;
- datos de conexión;
- el contenido de texto de los prompts y las respuestas.
Salvo que el cliente indique lo contrario, los datos se conservan durante la vigencia del contrato suscrito con el cliente.
A título excepcional:
- los datos relacionados con las consultas formuladas por los Usuarios se conservan únicamente durante un periodo renovable de doce meses;
- los datos relacionados con el análisis de los prompts y las respuestas formuladas se conservan durante un periodo renovable de treinta días;
- los datos relacionados con la ejecución de acciones en herramientas de terceros también se conservan durante un periodo renovable de treinta días.
Una vez transcurridos estos plazos, los datos personales que puedan constituir elementos necesarios en caso de litigio, así como los datos sujetos a una obligación legal o contractual de conservación, se retendrán durante el periodo establecido por la ley o el contrato. Estos se almacenan en un servidor independiente con acceso restringido y se utilizan exclusivamente en relación con una reclamación o a petición de las autoridades judiciales o administrativas.
¿Quién puede acceder a sus datos personales?
Solo el personal de Ofelia que necesite estrictamente acceder a sus datos para llevar a cabo una de las actividades de tratamiento descritas en esta Política podrá ser destinatario de los mismos.
Ofelia no vende sus datos bajo ninguna circunstancia.
Cuando proceda, sus datos podrán ser comunicados a uno de nuestros encargados de tratamiento, exclusivamente en relación con y para los fines de llevar a cabo la actividad de tratamiento subcontratada.
En tales casos, el encargado de tratamiento está sujeto a las mismas obligaciones de confidencialidad y protección de datos personales que Ofelia.
Uso de subencargados de tratamiento
Ofelia se reserva el derecho de contratar subencargados de tratamiento para prestar los servicios accesibles a través de las Soluciones.
La lista de los subencargados de tratamiento actuales de Ofelia puede facilitarse al Usuario en cualquier momento mediante una simple solicitud.
Ofelia se compromete a contratar únicamente a subencargados de tratamiento que cumplan con las disposiciones del RGPD.
Ofelia garantiza el cumplimiento por parte de sus subencargados de tratamiento de los compromisos que ella misma ha asumido, en particular con respecto a cualquier compromiso que haya podido contraer dentro de cláusulas contractuales tipo o cualquier otra salvaguarda adecuada.
Transferencia de datos personales fuera de la Unión Europea
Ofelia no transfiere voluntariamente datos personales fuera de la Unión Europea.
En caso de que un Usuario o uno de sus encargados de tratamiento se encuentre fuera de la Unión Europea o de un país que se beneficie de una decisión de adecuación, Ofelia implementará todas las medidas legales necesarias para regular la transferencia de datos. Estas medidas deberán adoptar la forma de cláusulas contractuales tipo, adhesión al Marco de Privacidad de Datos u otro mecanismo previsto por el RGPD.
En caso de que se cuestione la validez del mecanismo de transferencia, Ofelia se compromete a suspender inmediatamente la transferencia hasta que se vuelvan a cumplir las condiciones legales necesarias para autorizarla.
Seguridad y confidencialidad de los datos personales
Ofelia se compromete a implementar todas las medidas técnicas suficientes y adecuadas para preservar la integridad y confidencialidad de los datos personales y protegerlos contra la destrucción, pérdida, alteración, divulgación o acceso no autorizados, accidentales o ilícitos, así como contra cualquier otra forma de tratamiento ilícito. Teniendo en cuenta el estado de la técnica y los costes de implementación, estas medidas deben garantizar un nivel de seguridad adecuado a los riesgos que presenta el tratamiento y a la naturaleza de los datos personales que deben protegerse. Ofelia utiliza medios de comunicación seguros para tratar los datos personales.
Derechos del Usuario
Cada Usuario tiene derecho de acceso, modificación, rectificación, oposición y supresión con respecto a los datos personales que le conciernen.
Los derechos establecidos en el párrafo anterior pueden ejercerse ante nuestro departamento de atención al cliente a través de la siguiente dirección de correo electrónico: gdpr@ofelia.com.
Para cualquier pregunta relacionada con el uso de nuestras Soluciones, consulte sus respectivos términos de uso.
Cuando los datos de un Usuario sean tratados por Ofelia en calidad de encargado del tratamiento por cuenta de un cliente que actúe como responsable del tratamiento, las solicitudes para ejercer estos derechos deberán dirigirse directamente al responsable del tratamiento.
Ofelia también ha designado un Delegado de Protección de Datos: la empresa Virtual-DPO. Puede contactarse en cualquier momento a través de contact@virtual-dpo.fr o mediante su sitio web www.virtual-dpo.fr.
En caso de cualquier dificultad relacionada con la gestión de sus datos personales, el Usuario tiene derecho a presentar una reclamación ante la CNIL o ante cualquier otra autoridad de control competente.
Esta política puede ser revisada en cualquier momento.
Si el Usuario no está de acuerdo con la nueva versión de nuestra Política de Protección de Datos, deberá dejar de utilizar nuestras Soluciones a partir de la fecha de entrada en vigor del cambio.
Enlaces externos
Desde nuestras Soluciones se puede acceder a enlaces a otros sitios web gestionados por terceros. Incluso cuando el tercero esté afiliado a Ofelia mediante una asociación o cualquier otra relación contractual, Ofelia no se hace responsable de las prácticas de dicho tercero en materia de privacidad o datos personales, ni del contenido accesible desde esos sitios. Estos enlaces se proporcionan únicamente para facilitar la navegación en nuestras interfaces, y usted accede a ellos bajo su propia responsabilidad.
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