¿Qué es un flujo de aprobación?

Un flujo de aprobación es el camino definido que sigue una solicitud para obtener una decisión: quién la aprueba, en qué orden, en qué condiciones y qué pasa ante un no, un silencio o un cambio. Todos los equipos los usan, para solicitudes de compra, notas de gastos, revisiones de contratos, solicitudes de acceso, cambios de puesto y acuerdos no estándar.

La regla detrás de una aprobación suele existir, escrita en una política o en una delegación de autoridad. La fricción está en aplicarla entre equipos, herramientas y bandejas de entrada, y ahí es donde esperan las solicitudes.

Cómo funciona un flujo de aprobación: bloques y tipos

Todo flujo de aprobación se construye con los mismos cuatro bloques. El disparador es una solicitud que necesita un sí, enviada con lo que el aprobador necesita para decidir: el importe, el motivo, los documentos. La regla de enrutamiento dice quién aprueba, según el importe, el tipo, la entidad o el riesgo. La secuencia fija el orden. El último bloque, la gestión del resultado, decide qué pasa con un sí, con un no, cuando nadie responde o cuando algo cambia después de la aprobación, y es donde se atascan la mayoría de las solicitudes.

La secuencia da los principales tipos de flujos de aprobación. Un flujo secuencial espera a un aprobador antes del siguiente, porque una decisión depende de la otra. Un flujo en paralelo envía las aprobaciones independientes a la vez, así que Legal y Finanzas pueden responder el mismo día. Un flujo multinivel añade aprobadores a medida que sube lo que está en juego: un manager hasta un umbral, un director por encima. Un flujo condicional abre una rama para la excepción y deja pasar directamente la solicitud estándar. En la práctica, la mayoría de los flujos combinan dos o tres.

Ejemplos de flujos de aprobación, equipo por equipo

Todos los departamentos usan flujos de aprobación, y de uno a otro solo cambian la solicitud, los aprobadores y lo que está en juego. La tabla siguiente recoge seis habituales, de la solicitud de compra a los cambios de puesto en RR. HH., con los resultados que un equipo puede esperar cuando el flujo se orquesta de principio a fin.

La revisión de contratos suele ser la más lenta de las seis, porque espera a Legal mientras Ventas espera al cliente. Un VP de Ventas de una empresa europea de software lo describe desde el lado comercial:

“Todo lo que tiene que ver con la documentación legal, según la complejidad del acuerdo, puede ser bastante largo. El departamento legal es la pieza más lenta.”

VP de Ventas, empresa europea de software

Los acuerdos no estándar siguen la misma lógica. Un descuento por encima del límite del comercial va al Head of Sales hasta un umbral, y al CRO por encima. Esa aprobación corresponde al deal desk, que la lleva con sus propias reglas.

Dónde se rompen los flujos de aprobación

Un flujo de aprobación rara vez se rompe por la regla. Se rompe por el camino que recorre la solicitud entre los equipos.

A menudo la solicitud llega sin su contexto, y el aprobador empieza pidiendo el contrato, la cotización o la partida presupuestaria. A veces el aprobador ha cambiado de puesto, y la solicitud espera ante una silla vacía. Un plazo vence sin respuesta, y el solicitante empieza a perseguir a la gente en un hilo. Más tarde, un cambio del cliente reabre una cláusula que Legal ya había aprobado, y nadie se da cuenta de que la aprobación ya no vale. Cuando Finanzas o un auditor preguntan por fin quién dijo que sí, la respuesta está en algún historial de chat.

Un antiguo Head of Sales con el que hablamos señala el error más común: las empresas subestiman “el tiempo que llevarán Legal y Compras”. El proceso existe en la mayoría de las empresas. Lo que lo frena es todo lo que tiene que atravesar: equipos, herramientas, bandejas de entrada, agendas. Y cuando el camino oficial es más lento que un mensaje, la gente envía el mensaje, así que el rastro queda vacío justo donde está el riesgo.

Flujo de aprobación frente a proceso de aprobación, visto bueno y regla de negocio

Estos términos se usan a menudo como sinónimos, y no deberían. El proceso de aprobación es la política: quién debe aprobar qué, escrito en un procedimiento o una delegación de autoridad. Una regla de negocio es una condición dentro de ella, por ejemplo un descuento de más del 20 % que necesita al CRO. Un visto bueno es una aprobación única. El flujo de aprobación es el camino que aplica la política cada vez: encadena los vistos buenos, aplica las reglas y gestiona lo que pasa entre ellos.

La automatización de workflows es un vecino cercano, y hace bien su trabajo: mueve tareas y datos entre herramientas. Un flujo de aprobación añade una decisión que una persona toma en un punto definido, y el proceso la espera. Los dos funcionan juntos, ya que la automatización prepara la solicitud y ejecuta el resultado, mientras que el flujo de aprobación gobierna la decisión intermedia.

Cómo llevar bien un flujo de aprobación

Escribe la regla una vez, y luego haz que el camino orquestado sea el más rápido. Cuando seguir el flujo cuesta menos que enviar un mensaje, la gente lo sigue, y el rastro se completa solo.

• Da a cada paso un responsable y a cada aprobador un plazo.
• Envía la solicitud con su contexto: el importe, el motivo, los documentos.
• Lanza en paralelo las aprobaciones independientes.
• Cuando un aprobador deja pasar el plazo, el proceso pregunta, recuerda y luego escala. Nada se aprueba por defecto.
• Cuando una condición cambia después de la aprobación, la solicitud vuelve al aprobador adecuado con lo que ha cambiado.
• Registra cada decisión con su fundamento. Ese registro es la pista de auditoría de la solicitud.
• Deja la decisión a la persona que responde de ella, que es lo que significa human-in-the-loop en una aprobación.
• Deja que el responsable del proceso cambie la regla, mientras TI controla quién puede publicar el cambio.

Después, mide un solo número: el tiempo entre la solicitud y la decisión. Si no baja, el flujo es un formulario, no un camino.

Nota · Tres señales de que tus aprobaciones van por fuera del proceso

• Una condición se acordó en un hilo, y nadie puede mostrar quién la aprobó.
• Las solicitudes siguen yendo a la persona que antes ocupaba el puesto.
• Se pide dos veces la misma aprobación, porque la primera respuesta se perdió en un canal.

Más información: descubre cómo los equipos de operaciones y ventas orquestan sus aprobaciones con Ofelia, y cómo el deal desk gestiona los acuerdos no estándar.

Ofelia Agentic y los flujos de aprobación

Ofelia Agentic es la capa de ejecución agéntica gobernada de las operaciones de la empresa, dentro de Slack y Microsoft Teams. Lleva los flujos de aprobación allí donde ya nacen las solicitudes, funciona con tu ERP, tu sistema de RR. HH., tu CRM y cualquier sistema que uses, y deja cada decisión a una persona.

Ofelia responde y guía. Un empleado pregunta “¿Quién aprueba esta compra?” o “¿Qué necesito para pedir un acceso para un contratista?”. Ofelia responde a partir de la política aprobada y de tus sistemas conectados, y lo guía hasta el siguiente paso, con un botón para enviar la solicitud.

Cuando una solicitud cruza varios equipos, Ofelia la ejecuta como un workflow. Toma una revisión de contrato. El comercial la lanza desde Slack con las condiciones del cliente adjuntas. Legal recibe una sola solicitud con el contexto del acuerdo y un plazo, y Finanzas recibe las condiciones de pago a la vez. Un paso agéntico extrae los términos clave y señala las cláusulas que se salen del estándar, y un abogado decide sobre cada una. Si un aprobador deja pasar el plazo, Ofelia pregunta, recuerda y luego escala. Si el cliente modifica una cláusula que Legal ya había aprobado, la solicitud vuelve a Legal con lo que ha cambiado, y las demás aprobaciones se mantienen. Cuando están todas las aprobaciones, sale la solicitud de firma, y cada decisión queda registrada: quién aprobó qué, cuándo y con qué regla.

Mira un acuerdo orquestado del lead a la renovación, en cuatro minutos

El responsable del proceso, en Finanzas, Legal, TI o RR. HH., da a Ofelia la política o describe la regla con sus propias palabras. Ofelia propone el workflow, con sus aprobadores, umbrales y pasos en paralelo, y el responsable lo adapta en el editor no-code Workflow Designer, lo prueba y lo publica en Slack o Teams. TI mantiene el control de quién puede construir y publicar, de los accesos y las conexiones, y de toda la pista de auditoría. Todas las personas que necesita una solicitud pueden participar, tengan o no licencia de CRM.

Por debajo, Ofelia se apoya en Bonita BPM, que lleva más de 15 años ejecutando procesos empresariales en más de 130 empresas clientes. El camino correcto es el más rápido.

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Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un proceso de aprobación y un flujo de aprobación?

Un proceso de aprobación es la política: quién debe aprobar cada solicitud y en qué condiciones. Un flujo de aprobación es el camino que aplica esa política cada vez. Envía cada solicitud a los aprobadores adecuados en el orden adecuado, gestiona los silencios y los cambios, y registra cada decisión. El proceso dice lo que debe pasar, y el flujo hace que pase.

¿Qué pasa cuando un aprobador no responde? ¿Hay que aprobar la solicitud por defecto?

No. Cuando un aprobador deja pasar el plazo, un flujo de aprobación bien llevado vuelve a preguntar, envía un recordatorio y luego escala a la siguiente persona. Aprobar por defecto convierte un silencio en una decisión que nadie tomó y de la que nadie puede responder. La rapidez viene del plazo y de la escalada, no de saltarse al aprobador.

¿Qué pasa cuando el cliente cambia una condición ya aprobada?

La aprobación deja de valer para esa condición. En un flujo de aprobación bien llevado, el cambio vuelve al aprobador que le corresponde, con lo que ha cambiado, y las demás aprobaciones se mantienen. La nueva decisión se registra junto a la primera, para que cualquiera vea qué versión se aprobó, quién la aprobó y cuándo.

Fuentes
Resultados esperados: casos de uso de Ofelia Agentic (solicitud de compra y aprobación multinivel, nota de gastos, revisión de contrato, solicitud de acceso, deal desk).